Circolare N. 10: Attività di comunicazione tra articolazioni del MIUR, i cittadini, le Istituzioni scolastiche e le altre Pubbliche Amministrazioni – Dematerializzazione degli atti.
Normativa vigente e indicazioni fornite dal MIUR in merito alla semplificazione dell’azione amministrativa, alla gestione documentale informatizzata ed alla conseguente dematerializzazione degli atti richiedono la condivisione degli obiettivi di efficienza, efficacia ed economicità nelle attività di comunicazione tra la scuola ed il cittadino.
Prot. n. 5842
AI GENITORI DEGLI STUDENTI
AI DOCENTI
Al PERSONALE ATA
AL DIRETTORE S.G.A.
ALBO Pretorio on-line
Sito web – sezione CIRCOLARI
AI DOCENTI
Al PERSONALE ATA
AL DIRETTORE S.G.A.
ALBO Pretorio on-line
Sito web – sezione CIRCOLARI
Oggetto: Attività di comunicazione tra articolazioni del MIUR, i cittadini, le Istituzioni scolastiche e le altre Pubbliche Amministrazioni – Dematerializzazione degli atti.
Come già anticipato con Circolare n. 112, prot. n. 14 del 4 gennaio u.s., la normativa vigente e le indicazioni fornite dal MIUR in merito alla semplificazione dell’azione amministrativa, alla gestione documentale informatizzata ed alla conseguente dematerializzazione degli atti richiedono la condivisione degli obiettivi di efficienza, efficacia ed economicità nelle attività di comunicazione tra la scuola ed il cittadino, intendendo come tale sia il dipendente che l’utente, i docenti, la famiglia e gli studenti, nonché tra la scuola e le altre Pubbliche Amministrazioni.
Si riportano qui di seguito alcune indicazioni operative che concorreranno al raggiungimento di tali obiettivi.
In passato, le comunicazioni sono state effettuate – oltre che in formato cartaceo – via fax, via posta elettronica certificata, via posta elettronica ordinaria e tramite il sito internet istituzionale, con un evidente e oneroso impegno di risorse umane ed economiche.
Le norme in tema di gestione documentale impongono a questo Ufficio di effettuare comunicazioni con cittadini, con le altre Istituzioni scolastiche e le Pubbliche Amministrazioni ricorrendo ad un’unica modalità di trasmissione.
In via ordinaria e come già avviene da alcuni anni, sarà utilizzato pertanto solo il sito internet istituzionale di questo Istituto per le comunicazioni rivolte a più destinatari (presto sarà attivato il sito www.iissluigirusso.gov.it attualmente, ancora per poco, sui vecchi siti www.liceoartisticomonopoli.it e www.ipsiammonopoli.it), con la sezione CIRCOLARI, destinata a personale interno e famiglie, e la sezione ALBO PRETORIO, con valore di notifica legale per tutti gli interessati.
Per comunicazioni rivolte a singoli destinatari verranno utilizzate la posta elettronica ordinaria (PEO) ovvero la posta elettronica certificata (PEC) a seconda del contenuto della comunicazione stessa e delle necessità operative di questo Istituto, come meglio specificato nel seguito di questa nota.
L’invio in formato cartaceo tramite ufficio postale o corriere e gli invii tramite fax saranno effettuati solo nei casi di interruzione dei servizi di PEC e di PEO o solo in caso di particolari urgenze, proprio per le loro L’invio di messaggi di PEC è equiparato a tutti gli effetti di legge, alla spedizione di una raccomandata cartacea con avviso di ricezione (art. 48 del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.).
L’avviso di ricezione rende perciò efficace la notifica/recapito del documento, essendo quindi equiparato alla ricevuta informatica di avvenuta consegna della PEC.
La PEC sarà utilizzata da questo Istituto esclusivamente per comunicazioni riguardanti:
Si riportano qui di seguito alcune indicazioni operative che concorreranno al raggiungimento di tali obiettivi.
In passato, le comunicazioni sono state effettuate – oltre che in formato cartaceo – via fax, via posta elettronica certificata, via posta elettronica ordinaria e tramite il sito internet istituzionale, con un evidente e oneroso impegno di risorse umane ed economiche.
Le norme in tema di gestione documentale impongono a questo Ufficio di effettuare comunicazioni con cittadini, con le altre Istituzioni scolastiche e le Pubbliche Amministrazioni ricorrendo ad un’unica modalità di trasmissione.
In via ordinaria e come già avviene da alcuni anni, sarà utilizzato pertanto solo il sito internet istituzionale di questo Istituto per le comunicazioni rivolte a più destinatari (presto sarà attivato il sito www.iissluigirusso.gov.it attualmente, ancora per poco, sui vecchi siti www.liceoartisticomonopoli.it e www.ipsiammonopoli.it), con la sezione CIRCOLARI, destinata a personale interno e famiglie, e la sezione ALBO PRETORIO, con valore di notifica legale per tutti gli interessati.
Per comunicazioni rivolte a singoli destinatari verranno utilizzate la posta elettronica ordinaria (PEO) ovvero la posta elettronica certificata (PEC) a seconda del contenuto della comunicazione stessa e delle necessità operative di questo Istituto, come meglio specificato nel seguito di questa nota.
L’invio in formato cartaceo tramite ufficio postale o corriere e gli invii tramite fax saranno effettuati solo nei casi di interruzione dei servizi di PEC e di PEO o solo in caso di particolari urgenze, proprio per le loro L’invio di messaggi di PEC è equiparato a tutti gli effetti di legge, alla spedizione di una raccomandata cartacea con avviso di ricezione (art. 48 del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.).
L’avviso di ricezione rende perciò efficace la notifica/recapito del documento, essendo quindi equiparato alla ricevuta informatica di avvenuta consegna della PEC.
La PEC sarà utilizzata da questo Istituto esclusivamente per comunicazioni riguardanti:
- Gestione disciplinare del personale e degli studenti
- Comunicazioni riguardanti il profitto e le assenze degli alunni a fine periodo di valutazione
- Contenzioso
- Economato e appalti
Lo schema che segue, sintetizza le differenze di comunicazione tra i sistemi già citati:
- Da PEC a PEC equivalente ad una raccomandata a/r in quanto si disporrà sia delle ricevute di avvenuto invio che di avvenuta consegna
- Da PEC a PEO equivalente ad una raccomandata semplice o ad un fax in quanto si disporrà della sola
ricevuta di avvenuto invio - Da PEO a PEO, ovvero da PEO a PEC equivalente ad un invio con posta ordinaria: non si disporrà di
alcuna ricevuta.
Per quanto finora detto, si invitano il personale, le famiglie e tutti gli utenti ad attenersi strettamente a questi principi – nell’invio delle comunicazioni a questo ufficio – riservando l’uso della PEC alle sole materie indicate precedentemente e quando è assolutamente indispensabile acquisire la ricevuta di consegna. Inoltre si invitano le SS.LL. a comunicare alla scuola i propri indirizzi di PEC e di PEO, qualora non l’avessero già fatto in sede di iscrizione o vi fossero stati dei cambiamenti.
Gli indirizzi di PEC e PEO di questo Ufficio, oltre che reperibili nei siti internet alla pagina CONTATTI, sono indicati di seguito; si procederà quanto prima a rendere disponibili gli indirizzi PEO del personale amministrativo in servizio, sia per garantire comunicazioni più immediate, ma anche per evitare di bloccare gli indirizzi istituzionali di posta elettronica che sono i seguenti:
Gli indirizzi di PEC e PEO di questo Ufficio, oltre che reperibili nei siti internet alla pagina CONTATTI, sono indicati di seguito; si procederà quanto prima a rendere disponibili gli indirizzi PEO del personale amministrativo in servizio, sia per garantire comunicazioni più immediate, ma anche per evitare di bloccare gli indirizzi istituzionali di posta elettronica che sono i seguenti:
Inoltre, si invitano i genitori, qualora non l’avessero già fatto, a ritirare presso gli uffici di segreteria, negli appositi orari, il codice di accesso al REGISTRO ELETTRONICO che quest’anno sarà attuato in tutte le scuole di competenza di questo Istituto, seppur ancora in forma sperimentale nell’IPSIAM.
Si confida nella collaborazione attiva e responsabile da parte di tutti.
Si confida nella collaborazione attiva e responsabile da parte di tutti.
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
F.to prof. ing. Raffaele Buonsante
